Ley de Libertad de Información (FOIA)

Derechos de los Solicitantes y Responsabilidades del Señor Fairfax Soil and Water Conservation District  bajo la Ley de Libertad de Información de Virginia:

La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA), ubicada § 2.2-3700 et. sec. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos del Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

 

Un registro público es cualquier escritura o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que es preparado o propiedad de, o en posesión de una entidad pública o su funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se supone que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden retenerse si se aplica una exención legal específica.

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El propósito de FOIA es promover una mayor conciencia de todas las personas sobre las actividades gubernamentales. Para promover este propósito, la FOIA requiere que la ley se interprete liberalmente, a favor del acceso, y que cualquier exención que permita la retención de registros públicos debe interpretarse de manera restringida.

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Sus derechos FOIA

• Tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de registros públicos, o ambos.

• Tiene derecho a solicitar que se calculen por adelantado los cargos por los registros solicitados.

• Si cree que se han violado sus derechos de FOIA, puede presentar una petición en el tribunal de distrito o de circuito para exigir el cumplimiento de FOIA.

 

Cómo hacer una solicitud de registros de LFSWCD:

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• Puede solicitar registros por correo de los EE. UU., fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. FOIA no requiere que su solicitud sea por escrito, ni necesita declarar específicamente que está solicitando registros bajo FOIA.

  • Si bien no es obligatorio, puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud presentar su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos da una declaración clara de qué registros está solicitando, para que no haya malentendidos sobre una solicitud verbal.​

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• Su solicitud debe identificar los registros que busca con una "especificidad razonable". Este es un estándar de sentido común. No se refiere ni limita el volumen o la cantidad de registros que está solicitando; en cambio, requiere que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y ubicar los registros que está buscando.

• Su solicitud debe solicitar registros o documentos existentes. FOIA le da derecho a inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que está haciendo preguntas generales sobre el trabajo de LFSWCD, ni requiere que LFSWCD cree un registro que no existe.

• Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por LFSWCD en el curso normal del negocio.

  • Por ejemplo, si solicita registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede elegir recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros.

• Si tenemos preguntas sobre su solicitud, coopere con los esfuerzos del personal para aclarar el tipo de registros que está buscando o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contradictorio, pero es posible que debamos discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.

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Para solicitar registros de LFSWCD, dirija su solicitud a nuestro Oficial de FOIA, Allyson Ponn, 722 B East Queen Street, Strasburg, VA 22657,allyson.ponn@lfswcd.org o 540-465-2424 extensión 104

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También puede comunicarse con ella si tiene preguntas sobre cómo solicitar registros de LFSWCD. Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. Se puede contactar al Consejo por correo electrónico a foiacouncil@leg.state.va.us, o por teléfono al 804-225-3056 o [llamada gratuita] 1-866-448-4100.

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Responsabilidades de LFSWCD para responder a su solicitud

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• LFSWCD debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. “Día uno” se considera el día después de que se recibe su solicitud. El período de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.

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• No está obligado a indicar el propósito de su solicitud, pero FOIA permite que LFSWCD   le pida que proporcione su nombre y dirección legal.

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• FOIA requiere que LFSWCD responda a su solicitud de una de las siguientes maneras dentro del período de cinco días:

  1. Le proporcionamos los registros que ha solicitado en su totalidad.

  2. Retenemos todos los registros que ha solicitado, porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si se retienen todos los registros, debemos enviarle una respuesta por escrito. Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen, y establecer la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener los registros.

  3. Proporcionamos algunos de los registros que ha solicitado, pero retenemos otros registros. No podemos retener un registro completo si solo una parte del mismo está sujeta a una exención. En ese caso, podemos redactar la parte del registro que puede ser retenida y debemos proporcionarle el resto del registro. Debemos proporcionarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite que se retengan partes de los registros solicitados.

  4. Si es prácticamente imposible que LFSWCD responda a su solicitud dentro del plazo de cinco días, debemos manifestarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos da un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.

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• Si solicita una gran cantidad de registros y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de los 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos solicitar al tribunal más tiempo para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA exige que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted sobre la producción o los registros antes de acudir a los tribunales para solicitar más tiempo.

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Costos

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El Código de Virginia especifica que un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados. Ningún organismo público impondrá tarifas o gastos extraños, intermediarios o excedentes para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la transacción del negocio general del organismo público. Cualquier tarifa de duplicación cobrada por un organismo público no deberá exceder el costo real de la duplicación. Todos los cargos por el suministro de los registros solicitados se estimarán por adelantado a pedido del ciudadano según se establece en la subsección F de § 2.2-3704 del Código de Virginia.

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• Puede solicitar que calculemos por adelantado los cargos por el suministro de los registros que ha solicitado. Esto le permitirá conocer los costos por adelantado o le dará la oportunidad de modificar su solicitud en un intento de reducir los costos estimados.

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Exenciones de uso común

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El Código de Virginia permite que cualquier organismo público retenga ciertos registros de la divulgación pública. el Departamento comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

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• Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia).

• Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3)).

• Información de propiedad del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6)).

• Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de que se adjudique un contrato (§ 2.2-3705.1 (12))

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También hay otras exenciones específicas de la agencia que se citarían en una respuesta por escrito, indicando la sección específica y pertinente del Código de Virginia.